Polityka prywatności
Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy w serwisie caao.pl i w kontakcie z Tobą, po co to robimy, komu je powierzamy i jakie masz prawa. Stosujemy ją zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej oraz ustawą z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Poniżej jest pełna treść prawna. Pod każdą sekcją piszę w skrócie, co ona znaczy w praktyce. W razie wątpliwości wiążący jest tekst prawny.
1. Administrator danych
Outspace sp. z o.o., ul. Michała Kleofasa Ogińskiego 2, 85-092 Bydgoszcz, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Bydgoszczy, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000710389, NIP 9671404232, REGON 369029510, kapitał zakładowy 5 000,00 zł. Spółka prowadzi serwis i usługi pod marką CAAO.
Kontakt w sprawach danych osobowych: michal@caao.pl albo listownie na adres siedziby.
Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych pisz na adres podany wyżej.
Twoje dane trzyma moja spółka, Outspace. CAAO to nasza marka. Chcesz wiedzieć, co o Tobie mamy, albo poprosić o usunięcie? Jeden mail wystarczy.
2. Jakie dane przetwarzamy i skąd je mamy
Dane, które podajesz sam
- Formularz startowy: imię, adres e-mail i opcjonalnie numer telefonu.
- Ankieta kwalifikacyjna: rola w firmie i zakres decyzyjności, nazwa firmy, NIP, strona WWW, branża, wielkość zespołu, przedział obrotów, używane narzędzia, poziom wykorzystania AI, priorytetowe obszary, opis problemu, budżet i gotowość do współpracy.
- Nagranie głosowe, jeśli zdecydujesz się opisać problem głosem, oraz jego automatyczna transkrypcja.
- Rozmowa z asystentem demo w ankiecie: transkrypcja rozmowy z wybranym przez Ciebie scenariuszem demonstracyjnym.
- Rezerwacja spotkania: imię, e-mail i wybrany termin.
- Korespondencja i rozmowy: treść wiadomości e-mail oraz rozmów telefonicznych i spotkań online, w tym ich nagrania, transkrypcje i notatki (zob. pkt 5).
Dane z publicznych źródeł
Po podaniu NIP lub nazwy firmy pobieramy dane z publicznych rejestrów (KRS, CEIDG, REGON, wykaz podatników VAT Ministerstwa Finansów) oraz publicznie dostępne informacje o firmie: z jej strony internetowej, profili w mediach społecznościowych, opinii i publikacji w internecie. Mogą one obejmować dane osób reprezentujących firmę lub z nią związanych, ujawnione w tych źródłach. Robimy to po to, żeby przygotować się do rozmowy i zaproponować sensowny zakres współpracy.
Dane zbierane automatycznie
Identyfikator przeglądarki zapisany w pliku cookie, skrót (hash) adresu IP używany do ochrony przed nadużyciami, informacje o przeglądarce (user agent), adres strony odsyłającej, parametry kampanii (UTM) oraz informacje o przebiegu ankiety (które kroki odwiedziłeś). Szczegóły plików cookie są w pkt 10.
Prosimy, żebyś w ankiecie, nagraniach i rozmowach nie podawał danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu) ani danych osób trzecich, jeśli nie jest to konieczne.
Bierzemy to, co sam wpiszesz w ankiecie, plus to, co o Twojej firmie i tak jest publiczne. Sprawdzam firmę przed rozmową, żeby nie zadawać Ci pytań, na które odpowiedź jest w KRS.
Nie musisz nagrywać głosówki. Nie musisz podawać telefonu. Jeśli możesz, nie pisz o zdrowiu i o innych ludziach. Nie są mi potrzebne.
3. Cele i podstawy prawne
| Cel | Podstawa prawna |
|---|---|
| Świadczenie usług serwisu zgodnie z Regulaminem: prowadzenie ankiety, link do powrotu, wynik i rekomendacja, demo asystenta, rezerwacja spotkania. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - wykonanie umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną. |
| Obsługa Twojego zgłoszenia i przygotowanie propozycji współpracy na Twoje żądanie, w tym spotkanie konsultacyjne. | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania przed zawarciem umowy. |
| Kontakt telefoniczny i mailowy w sprawie zgłoszenia, w tym rozmowy prowadzone przez asystenta AI (umówienie, potwierdzenie lub przełożenie spotkania, doprecyzowanie potrzeb). | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO - zgoda, wyrażana także jako zgoda w rozumieniu art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej na użycie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących. |
| Weryfikacja firmy i przygotowanie do rozmowy na podstawie publicznych źródeł; wstępna ocena dopasowania zgłoszenia do naszej oferty z użyciem narzędzi AI. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes: rzetelne przygotowanie do współpracy i ochrona przed nadużyciami. |
| Statystyki i ulepszanie serwisu (Google Analytics). | Art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej - zgoda na pliki cookie analityczne. |
| Bezpieczeństwo serwisu, ochrona przed spamem i automatycznymi zgłoszeniami. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes. |
| Prowadzenie dokumentacji i rozliczeń, jeśli zawrzemy umowę. | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO - obowiązki wynikające z przepisów podatkowych i rachunkowych. |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń. | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes. |
Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na michal@caao.pl albo mówiąc o tym w trakcie rozmowy telefonicznej (np. „proszę do mnie nie dzwonić”). Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem, ani na dalsze korzystanie z serwisu.
Ankieta służy do tego, żebyśmy się dogadali. Telefon i maile dotyczą tylko Twojego zgłoszenia, nie newslettera ani reklam.
Nie chcesz telefonów? Napisz albo powiedz w rozmowie „proszę nie dzwonić”. Tyle. Bez dodatkowych formularzy.
4. Narzędzia AI i automatyczne przetwarzanie
Korzystamy z modeli sztucznej inteligencji, żeby: transkrybować nagrania i rozmowy, przygotować wynik ankiety i rekomendację, zebrać publiczne informacje o firmie, wstępnie ocenić zgłoszenie (np. czy jest kompletne i czy pasuje do naszej oferty) oraz prowadzić rozmowy telefoniczne przez asystenta AI.
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (art. 22 RODO). Oceny przygotowane przez AI mają charakter pomocniczy. O tym, czy i jak podejmiemy współpracę, decyduje człowiek.
Robię wdrożenia AI, więc używam AI też u siebie. Pomaga mi przepisać nagranie, zebrać informacje o firmie i ocenić, czy pasujemy do siebie.
Ostatnie słowo zawsze należy do człowieka, czyli do mnie. Żaden algorytm nie odrzuci Cię za mnie.
5. Rozmowy telefoniczne z asystentem AI i nagrania
- Jeśli podałeś numer telefonu i wyraziłeś zgodę, może do Ciebie zadzwonić asystent AI działający w imieniu CAAO. Na początku rozmowy przedstawia się jako asystent AI.
- Rozmowy z asystentem AI są nagrywane, transkrybowane i automatycznie podsumowywane. Transkrypcję i podsumowanie zapisujemy w naszym systemie obsługi klientów, żeby wiedzieć, co ustalono.
- W trakcie rozmowy asystent może zarezerwować spotkanie w wybranym przez Ciebie terminie. Potwierdzenie dostaniesz na adres e-mail podany w formularzu.
- Spotkania online mogą być nagrywane i transkrybowane w celu sporządzenia notatki. Poinformujemy Cię o tym na początku spotkania i możesz się temu sprzeciwić.
Może zadzwonić do Ciebie moja asystentka AI. Od razu powie, że jest AI, nie będzie udawać człowieka.
Rozmowa jest nagrywana i spisywana, żebym wiedział, co ustaliliście. Jeśli umówicie spotkanie, potwierdzenie przyjdzie mailem.
6. Odbiorcy danych
Dane powierzamy podmiotom, które przetwarzają je w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia i tylko w zakresie potrzebnym do świadczenia usług:
- hosting serwisu i bazy danych - Hostinger;
- poczta e-mail, kalendarz, przechowywanie dokumentów i statystyki serwisu - Google (Google Workspace, Google Analytics);
- modele językowe AI - OpenRouter oraz dostawcy modeli, z których korzystamy za jego pośrednictwem (m.in. Anthropic, Google);
- transkrypcja mowy - Groq oraz ElevenLabs;
- asystent głosowy AI i rozmowy demo - ElevenLabs; połączenia telefoniczne - Twilio;
- rezerwacja spotkań - TidyCal;
- notatki i transkrypcje spotkań online - Fireflies.ai;
- obsługa księgowa i prawna - biuro rachunkowe i kancelarie, z którymi współpracujemy.
Dane mogą otrzymać także organy publiczne, jeśli wymaga tego prawo. Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do narzędzi reklamowych. Aktualną listę dostawców prześlemy na Twoją prośbę.
Nie robię wszystkiego na własnym serwerze w piwnicy. Korzystam ze sprawdzonych narzędzi i każde dostaje tylko to, czego potrzebuje do swojej roboty.
Twoich danych nie sprzedaję. Nie trafiają też do systemów reklamowych.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Część dostawców (m.in. OpenRouter, Anthropic, Groq, ElevenLabs, Twilio, Fireflies.ai, TidyCal, Google) ma siedzibę lub infrastrukturę w Stanach Zjednoczonych. Przekazujemy dane tylko wtedy, gdy dostawca zapewnia odpowiedni stopień ochrony: na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework), jeśli dostawca jest certyfikowany, albo na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na adres podany w pkt 1.
Część narzędzi jest z USA. Działają na zasadach zatwierdzonych przez Komisję Europejską, więc Twoje dane są tam odpowiednio chronione.
8. Jak długo przechowujemy dane
- Dane zgłoszenia, ankiety, research i historia kontaktu - do 24 miesięcy od ostatniego kontaktu z Tobą, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie albo zgłosisz sprzeciw. Jeśli zawrzemy umowę - przez czas jej trwania, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
- Nagrania rozmów z asystentem AI u dostawcy usługi głosowej - do 90 dni. Transkrypcje i podsumowania w naszym systemie - na zasadach opisanych wyżej.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody - do jej wycofania.
- Dokumentacja księgowa - 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
- Dane potrzebne do obrony roszczeń - do upływu terminu ich przedawnienia.
- Pliki cookie - przez okres wskazany w pkt 10.
Jeśli nic z tego nie wyjdzie, po dwóch latach ciszy Twoje dane znikają. Nagrania rozmów z asystentką znikają po 90 dniach.
Faktury trzymamy dłużej, bo tak każe prawo, nie my.
9. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
- sprostowania danych (art. 16 RODO),
- usunięcia danych (art. 17 RODO),
- ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
- przenoszenia danych (art. 20 RODO),
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO),
- wycofania zgody w dowolnym momencie,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.
Żeby skorzystać z praw, napisz na michal@caao.pl. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez imienia i adresu e-mail nie możemy świadczyć usług serwisu. Numer telefonu jest opcjonalny.
Możesz zobaczyć swoje dane, poprawić je, usunąć albo zabrać. Odpowiem w ciągu miesiąca, zwykle dużo szybciej.
Jeśli coś Ci się nie spodoba, możesz złożyć skargę do UODO. Wolałbym jednak, żebyś najpierw napisał do mnie.
10. Pliki cookie
| Plik cookie | Cel | Okres | Rodzaj |
|---|---|---|---|
| caao_visitor_id | Rozpoznanie przeglądarki, żeby powiązać wizyty z przebiegiem ankiety | 90 dni | Własny, niezbędny do działania serwisu |
| csrftoken | Ochrona formularzy przed atakami CSRF | do 1 roku | Własny, niezbędny |
| _ga, _ga_* | Statystyki odwiedzin (Google Analytics 4) | do 2 lat | Zewnętrzny (Google), analityczny |
Pliki niezbędne są używane, bo bez nich serwis nie działałby poprawnie (art. 399 ust. 3 Prawa komunikacji elektronicznej). Pliki analityczne możesz zablokować lub usunąć w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie plików niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z ankiety.
Dwa ciasteczka są potrzebne, żeby ankieta pamiętała, gdzie skończyłeś. Trzecie to Google Analytics: pokazuje mi, ile osób przechodzi przez ankietę. Kto konkretnie, tego nie widzę.
11. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się nasze usługi, dostawcy lub przepisy. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem caao.pl/polityka-prywatnosci/. Zasady świadczenia usług opisuje Regulamin.
Jak coś się zmieni, zaktualizuję ten dokument i zmienię datę na dole strony.